Non tutti adottano per forza lo stesso tipo di strategia, ma in linea di massima, mentre ci si dedica alla classificazione dei dati, sarebbe buona norma lasciar perdere qualsiasi altra cosa.

Organizzare i propri dati per prepararsi ad una scrittura efficace

Partendo dall’esperienza personale dell’autore, l’obiettivo di questo post è dare qualche consiglio che possa aiutare nel risolvere i problemi che potrebbero sorgere nel procedimento di salvataggio dei dati necessario alla redazione di una tesi.
Facendo riferimento all’indice o a una scaletta della tesi, per cominciare potrebbe essere una buona idea prendersi qualche giorno per organizzare l’insieme dei documenti secondo una classificazione capitolo per capitolo.
Pensandoci in anticipo, infatti, è possibile sfruttare le risorse messe a disposizione degli utenti che l’uso di un software per la gestione dei riferimenti bibliografici e dei materiali ad essi correlati come Zotero potrebbe fornire. Altrimenti, c’è il rischio di ritrovarsi con un’enorme quantità di documenti che, se abbiamo avuto l’accortezza di riuscire a non perdere, saranno comunque conservati in formati diversi: fotocopie, fotografie, files, video, audio, libri, ecc…
Nell’ottica di organizzare tutto il più velocemente possibile, l’operazione più efficace consiste in raggruppamento e classificazione del complesso dei dati in due tappe:

1. • prima di tutto, una suddivisione dell’intera documentazione (fonti originali e stampate da una parte, riferimenti bibliografici dall’altra) secondo una classificazione cronologica in linea con la struttura della tesi;
   • poi, una successiva selezione in termini «tematici» corrispondente alle diverse problematiche sollevate in ogni capitolo.

Se qualche giorno basterà a classificare l’insieme delle fonti originali e stampate secondo lo schema della prima tappa… 30 secondi saranno di lì in avanti sufficienti per rendere tutto il lavoro praticamente inutile.

I 3 comandamenti per un salvataggio efficace

Proporremo qui qualche consiglio di base riguardanti un corretto salvataggio dei dati di ricerca già anticipati in occasione dei seminari metodologici sull’utilizzo di piattaforme come Zotero.

1. Tieni traccia di tutto quello che scriverai o classificherai

Per esempio, scrivere troppo per un articolo, una presentazione, un progetto di ricerca o un capitolo della tesi è più che comune. Prima di passare ad una drastica riduzione però, conservare una traccia di questa prima versione che potrebbe poi risultare utile più avanti è importante… infatti può avvenire che l’adattamento che deriva dall’operazione di riscrittura o riclassificazione della documentazione risulti meno efficace. Attenzione però, tenere «tutto» spesso è comunque eccessivo, sta alla sensibilità e alla competenza di ognuno decidere cosa sia più opportuno conservare.

2. Nomina e classifica correttamente ciascuna versione del tuo lavoro

Che si tratti di un documento testuale o di una cartella contenente una classificazione di tutte le vostre foto d’archivio, organizzateli metodicamente indicando la data direttamente nel nome del documento.
Nell’immagine qui riportata a titolo esemplificativo potete vedere che la data del titolo non corrisponde a quella in grigio indicata dal computer. Questo perché nonostante i files siano stati aperti anche in giorni successivi a quello dell’ultimo salvataggio, non avendo apportato modifiche significative non era importante modificare la data del titolo. Qui la differenza non è molto grande, ma se dovesse esserlo, stare attenti a questo piccolo particolare può aiutare molto a non fare confusione.
Di seguito due piccoli aneddoti dell’autore (professore universitario) che aiutano a spiegare più chiaramente l’importanza di questo consiglio.
La prima volta che non ho rispettato questo consiglio stavo preparando un corso del secondo anno sull’uso dei fogli di calcolo elettronici in storia economica. Dopo due ore buone di inserimento di cifre in varie tabelle da utilizzare per gli esercizi e gli esami per gli studenti, ho erroneamente sostituito la versione finale del documento con la sua versione iniziale (e vuota) sulla mia chiavetta usb. Per fortuna (se così si può dire), ho poi scoperto che tutto il lavoro che avevo appena fatto si poteva trovare facilmente online (da qui l’interesse di imparare anche a guardare bene su internet).
La seconda volta è stato oggi a metà pomeriggio: dopo aver passato 3 giorni a suddividere la mia documentazione, ho voluto cancellare una copia «secondaria» della cartella originale (dove la documentazione era ben disposta ma non classificata secondo i criteri che mi interessavano). Avevo già tre copie di backup di quella cartella originale (oltre alla classificazione iniziale basata sul fondo di archivio – che non sarei stato disposto a toccare per nessuna ragione); oltre a non aver rispettato la regola n°2, il mio errore è legato anche ad un’applicazione un po’ troppo drastica delle regole n°1 e n°3…

3. Conserva un salvataggio su almeno TRE supporti differenti

Un buon salvataggio presuppone l’esistenza di almeno tre copie. Non si sa se ci sia un vero fondamento «scientifico» per questa affermazione, ma tutte le esperienze che si fanno dall’inizio di un percorso universitario sino alla discussione della tesi non fanno altro che confermarlo.
Non c’è bisogno di insistere sul fatto che l’utilizzo di un unico supporto (il vostro computer, per esempio) non possa bastare ad assicurare una «perennità» dei dati. Fosse anche solo perché (ed è un’esperienza vissuta) basta che si rompa un hard disk esterno per perdere tutto, non bastano neanche due supporti. Oltre a questo, disporre di due copie su due supporti diversi che però vengono conservati esattamente nello stesso posto è perfettamente inutile. Senza essere paranoici, pensate ai piccoli possibili danni da acqua o fuoco che potrebbero danneggiare una parte del vostro ufficio… e se le due unità su cui avete registrato i vostri salvataggi fossero nello stesso cassetto?
Procedere realizzando più copie di salvataggio è sicuramente la strategia più sicura:

• una copia «di soccorso», da aggiornare regolarmente, ma non compulsivamente, che funzioni da salvataggio a lungo termine. Può essere un qualsiasi supporto elettronico esterno che possa essere riposto lontano dalle altre apparecchiature informatiche;
• una copia «regolare», aggiornata con ogni ultima modifica. Può essere un hard disk portatile, una chiavetta usb: un supporto veloce e trasportabile, facilmente accessibile tramite un computer;
• una copia quasi istantanea su una piattaforma intelligente di archiviazione e lavoro (come Zotero, Dropbox, Google Drive, OneDrive, ecc…) funzionante tramite cloud. Vi si può accedere con un account gratuito o comprandone uno Premium/Pro, che normalmente offre servizi più specifici e un maggior spazio di stoccaggio. Si tratta di fatto di hard disk online che permettono di archiviare file su Internet, sincronizzarli automaticamente su una vasta gamma di dispositivi e condividerli con altri utenti. Vi sono piattaforme più o meno facilmente compatibili con i diversi dispositivi e a seconda delle necessità di ognuno, della disponibilità economica nel caso si voglia optare per un account Premium/Pro e dello spazio che serve avere a disposizione, si potrà scegliere l’una o l’altra piattaforma;
• un’altra copia quasi istantanea sull’hard disk di un computer (fisso o portatile) che sia possibilmente sincronizzato con gli altri dispositivi.

L’applicazione intelligente di questi comandamenti

Tornando al secondo aneddoto dell’autore citato precedentemente, le difficoltà che si possono trovare seguendo questi suggerimenti sono quelle legate ad un’applicazione un po’ sconsiderata dei consigli.
Avevo già una copia della mia cartella contenente fonti e documenti su due hard disks e un computer portatile… tuttavia mentre stavo procedendo con la mia classificazione cronologica ho deciso di conservare un’altra copia sul computer fisso (applicazione dei comandamenti n°1 e n°3) non facendo però attenzione a differenziarli rinominandoli correttamente (dimenticando il comandamento n°2). Dopo 3 lunghi giorni di lavoro, una volta terminata la classificazione, ho deciso di cancellare la cartella originale… e mi sono sbagliato. Il tempo di rendermi conto dell’errore e annullare la procedura che la quasi totalità del contenuto della cartella era stato cancellato definitivamente. Grazie a uno strumento di recupero dei dati alla fine sono riuscito a recuperarli quasi del tutto ma tutto il tempo perso nel lavoro di riorganizzazione delle fonti non mi potrà essere restituito.

Sta tutto in questo «quasi»: purtroppo un magico strumento di recupero che mi permetta di cancellare il mio errore e riprendere tutto da dove l’avevo lasciato non c’è. Ho recuperato 25 Gb di documenti cancellati per una cartella che pesava 37 Gb e ho ancora quello che mi restava dopo la cancellazione parziale (17 Gb). Lo smistamento che dovrò fare sarà comunque più facile rispetto a come sarebbe stato se tutto fosse stato azzerato, soprattutto perché ho recuperato la struttura della mia classificazione, che era l’unica vera perdita: saper salvare bene i dati, però, non vuol dire solo riuscire a copiare delle cartelle, ma anche assicurarsi di non aver passato 3 giorni a lavorare per niente…